RECEPCIONISTA

Misión

• Atender y asistir al público que visita o se comunica con IPESA, derivando al área correspondiente, así mismo asistir en la resolución de las dudas hacia la visita transfiriéndolo al área encargada de absolver sus consultas o reclamos, de esta manera generar un primer impacto positivo de la calidez y cultura de la empresa.

Funciones

• Recepción y distribución de la documentación que llega a la empresa.
• Colaborar con el pedido de impresiones: tarjetas personales, hojas membretadas y demás papelería solicitada.
• Atender al público y la central telefónica, derivando las llamadas de los clientes a la central telefónica, para que puedan ser atendidos por las áreas correspondientes.
• Envío de e-mails a todas las sucursales, para que tengan la información y documentos de forma oportuna.
• Realizar la programación del motorizado, así pueda entregar la documentación a su destino y a tiempo.
• Atender la visita de clientes y derivarlos al área correspondiente.
• Recibir las facturas y comprobantes de proveedores, así poder gestionar sus pagos oportunos.
• Recepción y trámite de facturas ACTOURS
• Mantener el stock de los útiles, así atender y abastecer al personal de IPESA.
• Coordinar y comunicar a las sucursales sobre los despachos de correspondencia, repuestos y/o encomiendas, para su respectivo recojo.
• Realizar distribución de los útiles de la oficina.
• Programar actividades del motorizado
• Entregar comprobantes de retención
• Elaborar reportes de control de consumos de luz, agua y teléfonos.
• Informar al área de Sistemas sobre los problemas que se puedan presentar con la central telefónica y anexos, averías con el fax, fotocopiadora, entre otros, para que le den la solución.
• Actuar con diligencia en el cumplimiento de las políticas de conducta, procedimientos y ética para el logro de los objetivos de la organización.

Competencias

Educación

Conocimientos

• Office
• Uso de redes
• Kanba

Especialización

Años de experiencia

• 4 años de experiencias gerenal
• 2 años en atención y asistencia en empresas de servicios industriales